- Először a jegyzői bejelentés, csak utána az ntak.hu. Fordítva nem működik.
- Az NTAK felé csak NTAK-kompatibilis szálláshelykezelő szoftverből mehet adat. Kis szálláshelyeknek erre készült az MTÜ ingyenes Vendégem alkalmazása.
- A NaptárAI ma nem NTAK-tanúsított szoftver, és nem küld adatot az NTAK-ba vagy a VIZA-ba.
- A VIZA nem havi feladat, hanem a bejelentkezés része, és eszközt is igényel.
Mi ez a kettő, és miért két dolog
Az NTAK, vagyis a Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ a szálláshelyek adatszolgáltatási rendszere. Azt jelented bele, hogy hány vendég, hány vendégéjszaka, milyen egységben, milyen szállásdíj mellett. Ez a forgalomról szól.
A VIZA, vagyis a Vendég Információs Zárt Adatbázis ettől külön rendszer. Ide a vendég okmányadatai kerülnek a bejelentkezéskor. Ez arról szól, hogy ki alszik nálad.
Két kötelezettség, két rendszer, két ritmus. Az egyiket a szoftvered küldi naponta, a másikat te végzed el a vendéggel szemben állva. Ha ez a kettő összemosódik a fejedben, mindig az egyik marad ki.
A helyes sorrend
- 1Szálláshely-üzemeltetési bejelentés a jegyzőnélMindennek ez az alapja. A bejelentés nyomán kerülsz be a nyilvántartásba, és innen származik a szálláshely nyilvántartási száma, ami nélkül a következő lépés el sem indul.
- 2Állami elektronikus azonosításA regisztrációhoz a mindenkori állami azonosítási rendszerbe kell belépned. Ez az elmúlt években változott, ezért az ntak.hu hivatalos tájékoztatója az irányadó abban, hogy éppen mivel lépsz be.
- 3Regisztráció az ntak.hu-nItt veszed fel a szálláshelyet: a típusát, az egységeket, a szobákat és a férőhelyeket. Ezek az adatok később az adatszolgáltatás alapjai lesznek, ezért érdemes pontosan felvinni, nem nagyjából.
- 4Szálláshelykezelő szoftver választása és összekötéseA regisztráció során kapott technikai azonosítót és tanúsítványt kell betöltened a szoftverbe. Ettől kezdve a szoftver küld, nem te.
- 5Teszt, majd az első éles napi zárásAz első zárás után nézd meg az NTAK felületén, hogy tényleg megérkezett-e. Az a húsz másodperc az egyetlen visszajelzés, amit magadtól megkapsz.
Milyen szoftverrel megy az adatszolgáltatás
Az NTAK felé nem lehet kézzel adatot beküldeni. Olyan szálláshelykezelő szoftver kell hozzá, amely megfelel az NTAK műszaki követelményeinek. Kis szálláshelyeknek erre a célra készült az MTÜ ingyenes Vendégem alkalmazása, és sok, egy és tíz egység közötti szállásadónak ez teljesen elég.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy sok szállásadó két rendszert használ: egyet a naptárra, az árakra és a platformokra, egy másikat pedig a jogszabályi adatszolgáltatásra. Nem elegáns, viszont működik, és sokkal jobb, mint egy erre nem alkalmas szoftverre bízni egy kötelezettséget.
A napi zárás, és mi romlik el rajta
- A zárás akkor is feladat, ha nem volt vendéged. Az üres nap is adat, és a kihagyott napok később hiányként jelennek meg.
- Az egység- és férőhelyadatoknak egyezniük kell azzal, amit az ntak.hu-n felvettél. Ha átrendezed a szobákat, előbb ott javítsd, csak utána a szoftverben.
- A jelentett összeg a szálláshely-szolgáltatás díja. Az idegenforgalmi adót külön kezeld: azt az önkormányzat felé vallod be és fizeted meg.
- Az utólagos javítást a szoftvernek kell elküldenie. Ne úgy „javíts”, hogy törlöd a foglalást a saját rendszeredből, mert akkor a beküldött és a valós adat eltér.
- Havonta egyszer nézd meg, van-e visszautasított küldésed. A hiba nem szól, csak ott áll, és néha hetekig senki nem veszi észre.
A VIZA a bejelentkezésnél dől el
A VIZA nem havi adminisztráció, hanem a check-in része. A vendég okmányadatait a bejelentkezéskor kell rögzíteni, okmányolvasóval, ahogy a jogszabály előírja, és a rögzített adat egy zárt rendszerbe kerül.
- Kell hozzá eszköz. Okmányolvasó nélkül a folyamat nem teljesíthető úgy, ahogy elő van írva, és ez az a tétel, amit a legtöbben későn vesznek meg.
- Kell hozzá folyamat is. A kulcsszekrényes, önálló érkezés nem mentesít: ilyenkor a bejelentkezés menetét kell úgy megszervezned, hogy az okmányrögzítés megtörténjen.
- A vendég adata nem marketinglista. Ezt az adatot jogszabályi kötelezettség alapján kezeled. Ha hírlevelet is szeretnél küldeni, ahhoz külön, önkéntes és visszavonható hozzájárulást kell kérned, külön helyen.
- A nem magyar állampolgár vendég bejelentése külön szabályok szerint mehet. Ha rendszeresen fogadsz külföldi vendéget, ezt nézd át tételesen.
Gyakori hibák
- A jegyzői bejelentés kimarad, és a szállásadó egyből az ntak.hu-n próbálkozik. Onnan nem lehet továbbmenni.
- A szoftverbe betöltött tanúsítvány lejár, és hetekig nem megy adat. Tedd fel a lejárati dátumot a naptáradba.
- A valóságban változik az egységek vagy a férőhelyek száma, az NTAK-ban nem.
- Az idegenforgalmi adót beleszámolják a jelentett szállásdíjba.
- A napi zárás elmarad holtszezonban, mert „úgysincs vendég”.
Ezek az útmutatók gyakorlati tapasztalatot foglalnak össze, nem jogi, adózási vagy befektetési tanácsadást. A jogszabályi kötelezettségeidet, a platformok mindenkori szabályzatát és a saját szerződéseidet mindig az eredeti forrásnál ellenőrizd.
