Adatfeldolgozási megállapodás

Az adatfeldolgozás tárgya a NaptárAI szálláshelykezelő és channel manager szolgáltatás nyújtása; időtartama az ügyfélszerződés és az abban meghatározott megőrzési idő. A NaptárAI kizárólag az ügyfél dokumentált utasításai, az ÁSZF és a termékben végzett műveletek alapján kezel adatot, kivéve, ha jogszabály másként rendelkezik.

Az adatok köre különösen a szálláshely és a foglalható egységek adatai, a foglalási és vendégadatok, a vendégüzenetek, a fizetési azonosítók, a csatlakoztatott foglalási platformok azonosítói, valamint a belépéshez használt fiókadatok. Az érintettek lehetnek az ügyfél munkatársai, vendégei és a foglalásban szereplő személyek. Különleges adat feltöltése csak megfelelő jogalappal és szükség esetén előzetes egyeztetéssel megengedett.

A NaptárAI hozzáférés-szabályozást, titkosított adatátvitelt, naplózást, titkosított biztonsági mentést és incidenskezelési eljárást alkalmaz. A hozzáférési és frissítő tokeneket alkalmazásszintű titkosítással (AES-256-GCM) tároljuk; a titkosítás bevezetése előtt rögzített, még titkosítatlan rekordok átalakítása folyamatban van. Az adatokhoz csak titoktartásra kötelezett személyek férhetnek hozzá a szükséges mértékben.

Az adatbázisról és a feltöltött médiafájlokról naponta biztonsági mentés készül. A mentés a kiszolgálón, feltöltés előtt titkosításra kerül, tárolása az Európai Unión belül (Hetzner Storage Box) történik, megőrzési ideje 30 nap.

Az ügyfél általános felhatalmazást ad az Adatkezelési tájékoztatóban felsorolt al-adatfeldolgozók igénybevételére. Lényeges új al-adatfeldolgozóról előzetesen értesítést adunk; az ügyfél megalapozott adatvédelmi okból tiltakozhat. Harmadik országbeli továbbítás csak alkalmazandó megfelelőségi határozat vagy megfelelő garancia alapján történhet.

A jelenlegi fő al-adatfeldolgozók: Hetzner (alkalmazás, adatbázis és a titkosított biztonsági mentések tárolása Németországban), Cloudflare (médiatárolás a Cloudflare R2 európai uniós joghatóságú tárolójában, CDN, DNS és Turnstile), Resend (tranzakciós e-mail), továbbá OpenAI. Az OpenAI az ügyfélszolgálati űrlapon érkező üzenetek automatikus besorolásánál kap adatot. A NaptárAI saját szöveg- és képgeneráló AI-funkciója ki van kapcsolva. A csatlakoztatott foglalási platformok a hozzájuk továbbított foglalási adatok tekintetében saját feltételeik alapján önálló adatkezelőként is eljárhatnak. Ha az ügyfél webhookot állít be, vagy saját API-kulcsot állít ki egy általa választott alkalmazásnak vagy AI-ügynöknek, az e csatornákon kimenő adatok tekintetében az általa megjelölt címzett az ügyfél saját adatfeldolgozója, nem a NaptárAI al-adatfeldolgozója. Az analitikai és a hírlevélszolgáltatók (jelenleg DataFast, illetve Beehiiv) a NaptárAI saját adatkezelői céljait szolgálják, nem az ügyfél tartalmának al-adatfeldolgozói.

A NaptárAI észszerűen segíti az érintetti kérelmek, adatvédelmi hatásvizsgálatok és hatósági megkeresések teljesítését. Az ügyfél adatait érintő incidensről indokolatlan késedelem nélkül értesít. Évente egyszer, és incidens után indokoltan, az ügyfél jogosult releváns megfelelőségi információt kérni; helyszíni audit csak szükséges, arányos és titoktartás mellett végezhető.

A szerződés megszűnésekor az adatokat az ügyfél választása és az ÁSZF szerinti exportálási, megőrzési és törlési rend alapján visszaadjuk vagy töröljük, kivéve a jogszabály alapján kötelező megőrzést. A törlés az élő rendszerekben azonnal megtörténik; a biztonsági mentésekben lévő példányok a mentések 30 napos megőrzési idejének leteltével, legkésőbb 30 napon belül szűnnek meg.

Kiss Industries önálló adatkezelőként jár el a NaptárAI-fiók, hitelesítés, számlázási és szerződéses bizonyíték, biztonsági és visszaélés-megelőzési naplók, marketing-hozzájárulás, ügyfélszolgálat és saját termékanalitika tekintetében. Ezekre a műveletekre az Adatkezelési tájékoztató, nem pedig az ügyfél adatfeldolgozói utasítása irányadó.

Eltérés esetén e megállapodás adatfeldolgozási rendelkezései elsőbbséget élveznek az ÁSZF általános szabályaival szemben. Kapcsolat: [email protected].